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交通部轄下國家門戶公務機關平常信件往來頻繁，每當發生需要調閱早期與民眾往來的信件時，卻時常由於年代久遠，同仁因硬碟空間不足早已將郵件刪除，造成溝通上的誤解無法釐清，影響行政作業。隨著 2023 年交通部發文明確要求，所有郵件往來必須備份至少 3 年，以因應隨時可能的郵件調閱或法規需求。該公務單位為了達成主管機關規定，首先確認早期採購的郵件備份系統已不符合需求，除了在搜尋備份郵件的精準度有明顯不足外，搜尋時的效能也不理想，因此決定尋找其他解決方案。
為公務機關量身規劃，完整、高效穩定、安全
為了滿足主管機關規定，並解決同仁們歷史郵件查找需求，該交通部轄下單位的資訊部門透過經銷商與網擎資訊取得聯繫，在一系列需求訪談與深度了解後，選擇導入 Openfind MailBase 郵件歸檔系統，成功順利化解難題。
- 郵件完整歸檔，同時確保完整與機密性
民眾及所有信件往來，包含郵件本文、密件副本及郵件附檔等，都能妥善備份及保存，方便日後查閱，即便是被加密的信件也能順利查找，且將來若再次將郵件轉寄或匯出時，亦保留加密格式，確保重要資料不外流。 - 歸檔信件壓縮及去重復，節省空間與費用
該公務單位因為員工人數眾多，因應主管機關要求備份 3 年以上郵件需要不小的儲存空間，MailBase 在歸檔時可透過去重復化有效節省硬體空間，也可設定壓縮功能將郵件進行有效的瘦身，減少硬體購置費用。 - 確保搜尋效能及精準度，提供不同匯出格式管道
單位機關多年累積下來信件量都相當龐大，當稽核單位要求查詢指定信件時，效能及精準度都相當重要。而針對郵件匯出，MailBase 也提供可依各種不同情境需求而有不同的匯出或復原管道。
完善權限管理機制，讓長官安心、管理者舒心
由於網擎資訊的郵件歸檔系統有完善使用權限管理機制，確保長官或重要信件不會被不當的讀取或匯出，同時也具備完整使用記錄為安全把關，協助公務單位輕鬆管理。
- 可區分權限角色，設定不同的對應權責
MailBase 可設定操作系統的角色權限，例如區分出系統管理、稽核人員及一般使用者等角色，不同角色賦予不同權責，確保歸檔郵件使用上的安全。 - 完整記錄必免不當使用，竄改提醒確保信件未被修改
歸檔郵件的安全相當重要，若發生不當使用、信件資料外洩或異常存取情況等問題，MailBase 能夠檢視相關使用記錄找到問題所在。不僅如此，未被竄改的信件才能成為呈堂證供，網擎資訊的郵件歸檔系統也能對此進行確認及檢查。
Openfind MailBase 協助機關有效保護郵件資產，滿足主管機關要求
基於保護使用者權益，愈來愈多主管機關要求各公務單位或企業要針對郵件進行管理、稽核、備份等。台灣有個資法、資通法、營業密秘法等，政府也希望藉由立法明確規範必須重視個人資料的保護，另一方面也確保機敏資料、研發技術受到保障。透過郵件歸檔稽核功能，定期檢視郵件往來是否有外洩民眾或客戶的個人資料，也能在秘密被侵權時有效提出證據捍衛權利。
更多產品訊息，請瀏覽產品網頁 https://www.openfind.com.tw/taiwan/mailbase.html
*首圖來源: 網擎資訊Openfind產品網頁圖，《説資安》新聞網編製